Doanh nghiệp nhỏ có nhất thiết phải sử dụng phần mềm kế toán hay không?

Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ hộ trợ rất nhiều cho doanh trong công việc kế toán và đặc biệt các chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng có thể quản lý, giám sát hoạt động kế toán của doanh nghiệp, cụ thể:

1. Theo dõi tài chính kế toán một cách bài bản, có hệ thống

Đến kỳ thanh tra, quyết toán thuế các doanh nghiệp phải thường xuyên phải tra cứu, tìm kiếm chứng từ, báo cáo để giải trình kịp thời, đầy đủ cho cơ quan Thuế (giải trình chi tiết doanh thu, chi phí, thuế đến từng mặt hàng,...). Nếu doanh nghiệp sử dụng thủ công như excel, chủ doanh nghiệp không có công cụ phần mềm hiệu quả để theo dõi tài chính kế toán một cách bài bản, có hệ thống dẫn đên khi cơ quan Thuế xuống thanh kiểm tra, quyết toán, doanh nghiệp không cung cấp các báo cáo kịp thời dẫn đến chậm trễ, thậm chí không giải trình được có thể gây thiệt hại do bị phạt hoặc truy thu thuế.

2. Tránh sai sót khi có biến động nhân sự kế toán

Nhiều doanh nghiệp sử dụng excel sẽ gặp khó khăn khi nhân viên kế toán cũ nghỉ không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ, vì vậy nhân viên mới không có các file kế toán để tiếp tục làm. Thêm vào đó, nếu kế toán mới được bàn giao chưa chắc đã sử dụng được do file excel thường có nhiều sheet, nhiều công thức được thiết lập, phải là người lập thì mới dễ hiểu được.

Như vậy người mới tiếp nhận có khi mất cả tháng trời làm lại, thậm chí số liệu sai có nguy cơ bị phạt khi kiểm tra, quyết toán thuế sau này. Trong khi đó nếu sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho quá trình đào tạo nhân viên mới nhanh hơn và chuẩn hơn. Họ không cần phải nắm chắc các nghiệp vụ chi tiết cũng đã có thể sử dụng được phần mềm này, vì thế, rất phù hợp với những sinh viên mới ra trường, chưa hoặc có ít kinh nghiệm thực tiễn.

3. Kiểm soát, nắm bắt doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền, tồn kho, thuế,….để điều hành kịp thời

Hầu hết mọi chủ doanh thường xuyên quan tâm đến các chỉ số doanh thu, chi phí, dòng tiền, tồn kho, thuế, ... để biết tổng thể và chi tiết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó ra các quyết định đầu tư, thiết lập chính sách bán hàng, marketing, cắt giảm chi phí để tăng hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận. Nếu không nắm được hoặc nắm bắt nhưng không kịp thời các chỉ số trên thì giám đốc sẽ không thể ra quyết định kịp thời, chính xác được.

4. Theo dõi, phân tích được chi tiết các khoản chi phí phát sinh để cắt giảm các khoản không cần thiết

Doanh nghiệp thường phát sinh rất nhiều loại chi phí khác nhau tùy đặc thù ngành nghề đang kinh doanh (VD: Logistic có chi phí thông quan, vận tải, lưu kho,...). Giám đốc thường có nhu cầu theo dõi, phân tích các khoản mục này để biết tăng giảm giữa các kỳ? tỷ trọng mỗi loại trong tổng chi phí/ trên tổng doanh thu là bao nhiêu? Từ đó có biện pháp cắt giảm nhiều khoản chi phí không cần thiết để tăng lợi nhuận. Thực hiện bằng excel phức tạp hoặc một số phần mềm khác không có báo cáo chi phí theo khoản mục, đơn vị, phòng ban để hỗ trợ cho lãnh đạo của doanh nghiệp

5.Quản lý công nợ theo hạn nợ và tuổi nợ phải thu để đốc thúc thu hồi

Chủ doanh nghiệp cần theo dõi tuổi nợ và hạn nợ của KH chưa thanh toán để có kế hoạch thu hồi nợ đúng hạn, tuy nhiên, nếu không có số liệu kịp thời, chính xác thì có thể một số khoản nợ phải thu đã quá hạn nợ mà không biết để thu hồi dẫn đến phải vay vốn kinh doanh trong khi vốn của mình bị chiếm dụng. Nhiều khoản công nợ kéo dài có thể rủi ro không thu được phải trích lập dự phòng tính vào chi phí

6. Tổng hợp, dự báo dòng tiền vào, ra từ tất cả các hoạt động

Nắm bắt được các khoản tiền sẽ thu được và các khoản sẽ phải chi ra cho nhiều hoạt động trong tương lai rất quan trọng. Nếu không tính được có thể dẫn tới tuy làm ăn có lãi nhưng trong khi tiền thu chưa về mà tiền chi lại phải chi ngay rất có thể dẫn tới hậu quả phải đi vay vốn để bù đắp nên phát sinh lãi vay hoặc xấu hơn là không vay vốn được nên mất khả năng thanh toán, ngưng trệ kinh doanh