.png)
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết nhất
Rất nhiều trường hợp kế toán viên hoặc đối tác vì sơ xuất nên viết sai hóa đơn quan trọng. Các trường hợp sai thường hay gặp phải như: Sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ,... theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26. Vậy những trường hợp này cần xử lý thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia cách xử lý hóa đơn viết sai theo 4 thời điểm phát hiện khác nhau:
- Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
- Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
- Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
- Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và đã kê khai
1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
Hóa đơn dù sai theo tiêu thức nào (sai ngày tháng, MST, số tiền, sai thuế suất,..) nhưng chưa xé khỏi cuống thì các bạn hãy xử lý như sau:
- B1: Gạch chéo các liên và giữ hóa đơn viết sai đó
- B2: Lập lại hóa đơn mới (hoàn thành)
Chú ý: Những hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống thì bắt buộc phải gạch chéo.
VD: Ngày 17/04/2019 công ty X viết sai ngày tháng của hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống. Trong trường hợp này kế toán sẽ gạch chéo các liên đó và giữ lại hóa đơn. Sau đó lập hóa đơn mới chính xác thông tin và đưa cho khách hàng.
VD: Ngày 17/04/2019 công ty X viết sai ngày tháng của hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống. Trong trường hợp này kế toán sẽ gạch chéo các liên đó và giữ lại hóa đơn. Sau đó lập hóa đơn mới chính xác thông tin và đưa cho khách hàng.
2. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao cho khách hàng
Dù hóa đơn sai theo tiêu thức nào, cũng giống như trường hợp 1 thì bạn hãy xử lý như sau:
- B1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn viết sai
- B2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn (Nhớ trước khi kẹp phải gạch chéo và lưu trữ để sau này giải trình)
- B3: Lập hóa đơn mới
Chú ý: Trường hợp này khi phát hiện và xử lý phải cùng 1 ngày.
VD: Ngày 17/4/2019, MISA viết hóa đơn số 0000090 sau khi vừa viết kế toán không kiểm tra lại, đã xé và vào đưa cho khách hàng, phát hiện hóa đơn tổng số tiền bị sai).
VD: Ngày 17/4/2019, MISA viết hóa đơn số 0000090 sau khi vừa viết kế toán không kiểm tra lại, đã xé và vào đưa cho khách hàng, phát hiện hóa đơn tổng số tiền bị sai).
Cách xử lý: Kẹp hóa đơn đó vào vị trí cũ, gạch chéo 3 liên và xuất một hóa đơn mới thay thế trong cùng ngày.
3. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Tương tự như 2 trường hợp trên, dù hóa đơn viết sai theo tiêu thức nào bạn cũng xử lý theo các bước sau đây:
- B1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (chú ý: không phải lập biên bản hủy hóa đơn).
- B2: Lập hóa đơn mới (Lập vào ngày hiện tại nhé và hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế)
Chú ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)
4. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế
Vì đã kê khai thuế nên trường hợp này có rắc rối hơn so với 3 trường hợp trước. Đối với trường hợp này sẽ có thể xảy ra 2 trường hợp cụ thể sau:
- Hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế
- Hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế
Kể cả trường hợp 1 bên hoặc 2 bên đều đã kê khai thì cũng xử lý như sau:
a. Với trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến số tiền
Bạn xử lý theo 2 bước như sau:
- B1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
- B2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh (Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh; số hóa đơn; ký hiệu…
Kê khai thuế: Hiện tại, phần mềm HTKK đã bỏ phần phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh dạng này thì kế toán viên không cần kê khai trên Tờ khai 01/GTGT mà chỉ cần lưu cùng với hóa đơn sai để sau này giải trình.
b. Với trường hợp sai sót ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế
Cách xử lý trường hợp này như sau:
- B1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai
- B2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. (Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế GTGT,... tiền thuế GTGT cho hóa đơn số…, kỹ hiệu.
Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kế khai.
