.png)
Hướng dẫn thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp
Hóa đơn, chứng từ là những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn để ghi nhận việc xuất, nhập hàng hóa dịch vụ là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đặt in hóa đơn nếu đủ điều kiện. Vậy thủ tục đặt in hóa đơn GTGT lần đầu thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!
1. Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng
Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC: Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng là những doanh nghiệp, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
Lưu ý: Nếu là DN kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì phải sử dụng hóa đơn bán hàng (Doanh nghiệp lên Chi cục Thuế mua).
2. Hồ sơ đặt in hóa đơn GTGT
Để làm thủ tục đăng ký đặt in hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in theo mẫu.
Các bước của thủ tục đăng ký đặt in hóa đơn giá trị gia tăng như sau:
B1: Nộp hồ sơ trực tiếp từ cơ quan quản lý thuế
Nộp theo một trong 2 cách sau:
- Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế;
- Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính.
B2: Cơ quan thuế tiếp nhận xử lý yêu cầu
- Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
- Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
- Thời hạn giải quyết: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.
- Lệ phí: Không mất lệ phí.
Lưu ý: Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.
3. Thủ tục đặt in hóa đơn GTGT
Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ và được cơ quan thuế đồng ý thì mới chỉ xong thủ hành chính. Tuy nhiên để được cơ quan quản lý thuế đồng ý cho đặt hóa đơn và có hóa đơn sử dụng vào hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Viết đơn đề nghị sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng đặt in theo hướng dẫn tại: Hướng dẫn viết Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in.
Bước 2. Công chức quản lý thuế sẽ xuống kiểm tra
Khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ có giấy hẹn xuống doanh nghiệp kiểm tra:
Khi có giấy hẹn xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính; có văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...
- Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký dấu.
- Có hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (chứng minh việc doanh nghiệp hoạt động và có nhu cầu xuất hóa đơn cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của mình).
Khi cơ quan thuế đồng ý việc cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp liên hệ nhà in đề đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.
Bước 3. Tìm nhà in
Điều kiện nhà in:
Theo điểm a khoản 4 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC nhà in phải có đủ điều kiện sau:
- Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).
- Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.
* Tại cơ quan quản lý thuế có cập nhật danh sách nhà in đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể xem tại cơ quan quản lý thuế.
Khi chọn được nhà in, doanh nghiệp cần:
- Chọn mẫu hóa đơn;
- Thống nhất về giá;
- Soạn và ký hợp đồng đặt in hóa đơn:
- Bản công chứng giấy đăng ký kinh doanh;
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ hộ chiếu của đại diện theo pháp luật doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền, giới thiệu (nếu giám đốc không trực tiếp đi làm)
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân người trực tiếp thực hiện.
- Quyết định cho phép đặt in hóa đơn của cơ quan quản lý thuế.
Bước 4. Thanh lý hợp đồng in với tổ chức đặt in hóa đơn
- Sau khi nhận hóa đơn đặt in phải thanh lý hợp đồng với nhà in (nhà in có trách nhiệm lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp).
- Lấy hóa đơn đỏ (để thực hiện việc hạch toán sau này).
Bước 5. Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn
Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định về thời gian phát hành hóa đơn như sau:
- Chậm nhất là 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
