Xử lý tiền mặt tồn quá nhiều tại quỹ tiền mặt khi quyết toán thuế

1. Nguyên nhân của việc quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến trường hợp có sự chênh lệch giữa quỹ tiền mặt trên sổ sách và quỹ tiền mặt thực tế. Sau đây là một số trường hợp chính hay phát sinh:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn, chứng từ không hợp lệ; nên không thể hạch toán vào sổ sách kế toán để báo cáo thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng trên sổ sách kế toán thì không có khoản chi này

• Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn nhưng kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.

Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày; nếu không sẽ bị phạt theo quy định của luật đầu tư. Và thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của doanh nghiệp. Khi góp vốn vì không có đủ số tiền như đăng ký; nên kế toán thường làm bút toán ảo góp vốn bằng tiền mặt với số vốn điều lệ đăng ký; còn thiếu theo quy định và từ đây lượng tiền thực tế ít đi mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.

• Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng; nhưng do sai sót của kế toán vẫn treo trên tài khoản công nợ.

• Doanh nghiệp bán hóa đơn để cân đối báo cáo của doanh nghiệp – các khoản thu ảo. Khi bán hóa đơn; vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách; nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20 triệu đồng/lần thanh toán. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Thực tế tiền mặt được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn); nhưng trên sổ sách kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn.

2. Cách xử lý tiền mặt tồn quá nhiều tại quỹ tiền mặt

Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán xem có sai sót ở đâu không.

+ Đối với công nợ khách hàng: Tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng khách hàng; xem có sai sót ở đâu không

+ Đối với công nợ nhà cung cấp: tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng nhà cung cấp; xem có sai sót ở đâu không. Nếu nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt; nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.

Kiểm tra công nợ phải thu khách hàng và phải trả với nhà cung cấp

• Trường hợp ngay từ đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký; thì có thể tư vấn cho giám đốc làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống. Tuy nhiên cách này không hơi phức tạp; không hay áp dụng nhiều. Nhưng trong trường hợp vốn điều lệ quá lớn so với nhu cầu chi của doanh nghiệp; kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp. Thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch đầu tư; và khi giảm vốn điều lệ có thể sẽ làm thay đổi mức thuế môn bài. Nếu số vốn điều lệ giảm dẫn đến số thuế môn bài phải nộp giảm; thì kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi; để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới thấp hơn.
• Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt
• Đối với những hóa đơn bán ra dưới 20 triệu đồng khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt; thì tạm thời bỏ phiếu thu ra và treo trên tài khoản công nợ phải thu tăng lên.

Có thể hạch toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp

• Làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (số tiền tạm ứng không quá lớn; và thời gian thanh toán hoàn không được treo quá lâu)
• Làm thủ tục cho các cá nhân vay tiền của công ty không có lãi; (các cá nhân này nên là người trong công ty). Tuy nhiên, nếu công ty có đi vay ngoài hoặc vay ngân hàng có lãi suất; thì không nên thực hiện nghiệp vụ này. Vì như thế là không hợp lý lắm trong khi công ty đi vay trả lãi; mà lại cho vay không có lãi. Khi thuế họ vào kiểm tra mình sẽ khó giải thích; và dễ bị loại chi phí lãi tiền vay ra khỏi chi phí hợp lý

Hợp thức hóa hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp

• Đối với những khoản không có hóa đơn; chứng từ thì có thể hợp thức hóa những khoản chi đó bằng cách mua hóa đơn tiếp khách, ăn uống. Nhưng chú ý; các khoản này phải có bộ chứng từ đầy đủ kèm theo bao gồm: giấy đề nghị thanh toán tiếp khách với nội dung phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; hóa đơn GTGT kèm menu các món ăn kèm theo. Nếu không đầy đủ và hợp lý thì thuế họ kiểm tra sẽ loại các hóa đơn này ra.
• Nếu không mua được hóa đơn thì có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm quỹ tiền mặt. Nhưng khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì trừ những khoản chi này ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN số tiền của các khoản chi phí này sẽ đưa vào chỉ tiêu B4 để loại trừ trước khi tính thuế TNDN.
• Tăng chi phí lương bằng cách tăng thu nhập của nhân viên; tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động. Chú ý vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội

 + Thu nhập = lương đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm (phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, tiền xăng xe, điện thoại) – theo thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH và thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH

 + Chứng từ đi kèm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký của người lao động, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể

Kết luận:

Trên thực tế tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm của kế toán mà có thể lựa chọn những cách xử lý khác nhau. Mục đích cuối cùng là để có được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh, cân đối, và khi cơ quan thuế vào kiểm tra sẽ không bị loại trừ chi phí ra khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.