Cách định khoản kế toán, nguyên tắc khi định khoản kế toán

Định khoản kế toán được đúc kết trong quá trình học tập tại các trường, cơ sở đào tạo chuyên môn.Tuy nhiên, kỹ năng định khoản kế toán không phải ai cũng thành thạo, đặc biệt với những sinh viên mới ra trường. Sau đây là một số kiến thức cơ bản nhất về định khoản kế toán:

1. Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đóvào bên Nợ và bên Có của tài khoản nào.

2. Các bước định khoản kế toán được thực hiện theo trình tự sau:

- Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan

- Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1(Phải học thuộc danh mục hế thống tài khoản)

- Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán tăng hay giảm (Phải học thuộc tính chất tài khoản từ 1 đến 9)

- Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có. (Nguyên tắc kế toán kép, 1 khi ghi nợ tài khoản này thì tài khoản còn lại phải ghi có)

- Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản ( Số tiền bên nợ = số tiền bên có)

3. Nguyên tắc định khoản kế toán

- Bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau.

- Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên, nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên.

- Dòng ghi Nợ phải so le với dòng ghi Có.

- Tổng giá trị bên Nợ = Tổng giá trị bên Có.

- Tài khoản biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó.

- Đối với các tài khoản lưỡng tính (131;1388; 331; 333; 3388;136;336) số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có .

- TK loại 5;6;7;8;9 không có số dư

4. Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T

TK loại 1;2;6;8: mang tính chất TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có;

TK loại: 3;4;5;7:  mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.

Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có. Tương tư tài khoản 229 tăng bên Có giảm bên nợ.

5. Một số lưu ý khác cho các bạn mới đi làm

- Xem lại sổ Nhật ký chung của Công ty các năm trước

Các công ty thường có nghiệp vụ phát sinh các năm giống nhau, tham khảo lại file Nhật Ký Chung năm trước bạn sẽ biết ngay là nghiệp vụ này năm ngoái anh chị kế toán đã nhập vào tài khoản nào, chỉ cần làm giống như vậy là được.

- Cuối cùng, Hãy xem kỹ Hướng dẫn chế độ kế toán.

Dù hạch toán có nhanh lẹ kiểu nào thì cũng phải đúng chế độ kế toán. Mọi kiểu nghiệp vụ sẽ có hướng dẫn ở chế độ kế toán (Thông tư 200), bạn nên tham khảo các tài liệu này vì chúng sẽ hướng dẫn bạn một cách đúng đắn nhất.