Các quy định về chi phí trang phục cho người lao động

1. Cơ sở pháp lý

Theo khoản 2.7, Điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ năm quyết toán thuế 2015 quy định về chi phí không được trừ, trong đó có: “Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm”.

Theo quy định trên chúng ta sẽ đi tìm hiểu về 2 hình thức chi trang phục cho người lao động đó là: chi bằng hiện vật và chi bằng tiền

2. Chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật

a) Quy định

Thuế TNDN: Nếu chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp (nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ)

Thuế TNCN: Nếu chi trang phục cho người lao động bằng hiện vật thì không phải tính thuế TNCN của người lao động.

b) Hồ sơ bao gồm

Quyết định chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp

Danh sách người lao động được nhận hiện vật có chữ ký đầy đủ của nhân viên

Chứng từ khi mua hàng với nhà cung cấp trang phục:

+ Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trang phục

+ Báo giá của nhà cung cấp

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp

+ Giấy đề nghị thanh toán của người mua hàng

+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp trang phục

c) Chứng từ thanh toán

+  Phiếu chi tiền mặt: nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt với điều kiện tổng tiền thanh toán nhỏ hơn 20 triệu đồng

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp thanh toán bằng chuyển khoản.

3. Chi phí trang phục cho người lao động bằng tiền

a) Quy định thuế TNDN

+ Nếu chi trang phục cho người lao động bằng tiền thì chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN phần chi trang phục từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp

Thuế TNCN: tương tự như phần thuế TNDN

+ Nếu chi trang phục cho người lao động bằng tiền thì chỉ không chịu thuế TNCN phần chi trang phục từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng/người/năm phải chịu thuế TNCN

b) Hồ sơ bao gồm

Quyết định chi trang phục cho người lao động của giám đốc doanh nhgiệp

Danh sách người lao động được nhận hiện vật có chữ ký đầy đủ của người lao động

Chứng từ thanh toán:

+  Phiếu chi tiền mặt: nếu doanh nghiệp chi bằng tiền mặt

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp chi bằng chuyển khoản

4. Chi trang phục cho người lao động vừa bằng tiền vừa bằng hiện vật

a) Nếu doanh nghiệp chi trang phục cho người lao động vừa bằng tiền vừa bằng hiện vật thì

- Số chi bằng hiện vật được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN và không phải chịu thuế TNCN (nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý)

- Nếu chi bằng tiền thì số tiền từ 5 triệu đồng/người/năm trở xuống được tính vào chi phí hợp lý và không phải chịu thuế TNCN. Còn phần trên 5 triệu đồng/người/năm sẽ không được tính vào chi phí hợp lý và phải chịu thuế TNCN.

b) Hồ sơ bao gồm

Quyết định chi trang phục vừa bằng hiện vật và bằng tiền cho người lao động của giám đốc doanh nghiệp

Danh sách người lao động được nhận hiện vật và tiền, có chữ ký đầy đủ của người lao động

Chứng từ khi mua hàng với nhà cung cấp trang phục: hợp đồng kinh tế, báo giá, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng,….

Chứng từ thanh toán:

+  Phiếu chi tiền mặt: nếu doanh nghiệp chi bằng tiền mặt

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (lệnh chi, giấy báo nợ,…): nếu doanh nghiệp chi bằng chuyển khoản

5. Kế toán hạch toán chi phí trang phục cho người lao động

Nếu chi trang phục cho bộ phận nào thì hạch toán chi phí vào bộ phận ấy

Nợ TK 627: Nếu chi cho bộ phận sản xuất chung

Nợ TK 641: Nếu chi cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Nếu chi cho bộ phận quản lý

            Có TK 111, 112