Quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Bước 1: Tập hợp chứng từ
Đối với kế toán việc tập hợp chứng từ là công việc đầu tiên cần lưu ý:

1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp 

Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng (>= 20triệu); nhưng Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.

 

 

b. Hóa đơn hợp lệ 
- Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

- Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).

Một số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đáp ứng 1 số yêu cầu sau: Không vượt mức khống chế (Như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, ..).

- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

c. Hóa đơn hợp lý 
Khi nói đến hóa đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp.

Ví dụ 2: Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn ấy khi lấy về phải xem có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không? Hoặc hóa đơn nhiên liệu lấy về quá nhiều trong khi doanh nghiệp không có phương tiện vận tải.

2. Chứng từ ngân hàng

+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.

3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Là số tiền doanh nghiệp phải nộp như:

Bước 2: Phản ánh chứng từ
Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên vật liệu, hàng hóa, … và các hóa đơn mua về, mặt hàng phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp.

Bước 3: Tập hợp chi phí
Là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp:
a. Chi phí tiền lương: căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
b. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT- BTC.
c. Chi phí trả trước.
d. Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo PP bình quân cuối kỳ.
e. Các chi phí khác liên quan.

 

Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Kết chuyển doanh thu bán hàng chú ý: các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán làm khoản doanh thu giảm đi, các bạn nhớ làm bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sau đó mới kết chuyển doanh thu:

Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 511 Sumif nợ 511
Có TK 521
Kết chuyển doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 511 Sumif có 511 - sumif nợ 511
Có TK 911
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 515 Sumif có 515 - Sumif nợ 515
Có TK 911
Kết chuyển thu nhập khác:
Nợ TK 711 Sumif có 711 - Sumif nợ 711
Có TK 911

b. Kết chuyển các khoản chi phí
Kết chuyển chi phí giá vốn:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 632 - Sumif có 632
Có TK 632
Kết chuyển chi phí tài chính:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 635 - Sumif có 635
Có TK 635
Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 641 - Sumif có 641
Có TK 641
Kết chuyển chi phí quản lý:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 642 - Sumif có 642
Có TK 642
Kết chuyển chi phí khác:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 811 - Sumif có 811
Có TK 811
Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
Nợ TK 911 Sumif Nợ 821 - Sumif có 821
Có TK 821

c. Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp lãi:
Nợ TK 911 Sumif có 911 - Sumif nợ 911
Có TK 4212
Doanh nghiệp lỗ:
Nợ TK 4212 - (Sumif có 911- Sumif nợ 911)
Có TK 911

d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)
Nguyên tắc trong định khoản kết chuyển thuế luôn làm giảm 2 loại thuế là:
+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331 Giá trị kết chuyển trong bài là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133
- Công thức tính số phát sinh của 133: Sumif nợ 133 - Sumif có 133
- Công thức tính số phát sinh của 3331: Sumif có 3331 - Sumif nợ 3331
- Tìm số dư đầu kỳ 133:

Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp A áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2015 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 12.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 20.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 25.000.000 đồng.

Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
12.000.000 + 20.000.000 > 25.000.000
Nợ TK 3331 25.000.000 đồng
Có TK 133

Bước 5: Lên cân đối tài khoản
Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào bảng cân đối tài khoản)