12 điểm thay đổi trong đăng ký kinh doanh 2019, các doanh nghiệp cần lưu ý

1. Văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng, chứng thực

Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) không bắt buộc phải công chứng, chứng thực (theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp)
Người thành lập doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hồ sơ đăng lý doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Song, hiện nay, đa phần người thành lập doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục ĐKDN mà ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện.
Theo đó, khi đăng ký thành lập trong trường hợp này phải gửi kèm văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Trước đây, tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP chỉ nêu văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật, không quy định cụ thể văn bản ủy quyền có cần công chứng, chứng thực không.
Chính điều này dẫn đến việc không thống nhất trong quá trình thực hiện, gây khó khăn cho doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh trong quá trình thực hiện.
Do đó, khoản 2 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP đã bổ sung quy định văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

 2. Không buộc phải đóng dấu trong hồ sơ đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp trong hồ sơ đăng ký kinh doanh (ĐKKD).
Đây là quy định hoàn toàn mới được bổ sung tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Có thể thấy, lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp là một trong những lĩnh vực đầu tiên không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu.

3. Miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định (khoản 1 Điều 33 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Tuy nhiên, nội dung này được quy định tại Khoản 17 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 55 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải trả phí khi công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Đơn giản hóa hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên

Theo Điều 23 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên là tổ chức, khi thành lập công ty phải có một trong các giấy tờ sau:
- Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác;
- Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức là chủ sở hữu công ty.
Hiện nay, không yêu cầu nộp Điều lệ của chủ sở hữu, chỉ cần nộp bản sao hợp lệ Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác.
Thành lập công ty TNHH 1 thành viên không cần Điều lệ của chủ sở hữu 

 5. Thông báo mẫu dấu qua mạng không cần nộp hồ sơ giấy

Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp chỉ cần gửi Thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Với thủ tục này, doanh nghiệp sẽ không mất thời gian chờ đợi và như vậy thời gian hoàn thành thủ tục hành chính chỉ trong một thời gian rất ngắn.

6. Được chuyển loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi

Cho phép doanh nghiệp đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, trừ trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Căn cứ: Khoản 5 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP bổ sung khoản 6 Điều 25 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thực hiện tương ứng theo quy định của loại hình đó. Tham khảo các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay tại đây.
Được phép chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi (Ảnh minh họa)

7. Cho phép đăng ký địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính

Trước đây, Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định, doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
Nghị định 108/2018/NĐ-CP đã bãi bỏ quy định này, theo đó, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính, nơi chưa có chi nhánh.

8. Nộp và nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua đường bưu điện

Đăng ký nộp, nhận kết quả ĐKKD qua bưu điện (Ảnh minh họa)
Hiện tại, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp phải được thực hiện trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, quy định mới cho phép doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức: Nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc đăng ký nộp hồ sơ, nhận kết quả qua đường bưu điện (khoản 8 Điều 29 Nghị định 108/2018/NĐ-CP).

 9. Không cần nộp báo cáo tài chính khi giảm vốn điều lệ

Theo khoản 4 Điều 44 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn, kèm theo Thông báo phải có thêm báo cáo tài chính của công ty tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.
Quy định mới không yêu cầu nộp báo cáo tài chính khi giảm vốn điều lệ, thay vào đó, doanh nghiệp phâỉ cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.

10. Cắt giảm thủ tục thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập

Việc thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua.
Chỉ thông báo thay đổi khi cổ đông sáng lập không góp hoặc góp thiếu, thay đổi trong quá trình hoạt động sau thời hạn góp vốn 90 ngày không phải thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh. Thay vì phải thông báo khi có bất kỳ sự thay đổi thông tin nào đã đăng ký của cổ đông sáng lập như trước đây.
Lưu ý, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua (trước kia là 10 ngày).

11. Hướng dẫn chi tiết chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh

Hồ sơ ĐKDN chuyển đổi từ hộ kinh doanh

=

Hồ sơ ĐKDN (loại hình tương ứng)

+

Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

+

Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Thời hạn giải quyết chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận ĐKDN, phòng ĐKKD gửi bản sao Giấy chứng nhận ĐKDN và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan ĐKKD cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

12. Thay đổi loạt biểu mẫu về đăng ký kinh doanh 2019

Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT sửa đổi, bổ sung Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT về đăng ký doanh nghiệp, trong đó, thay thế tất cả các biểu mẫu cũ. Song, những thay đổi tại hệ thống biểu mẫu không quá lớn, cụ thể:
a) Thay đổi trong biểu mẫu do doanh nghiệp phát hành
- Tất cả văn bản do doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát hành đều được làm rõ thông tin nào bắt buộc, thông nào không bắt buộc. Bỏ mục “Các giấy tờ gửi kèm”
- Trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
+ Bổ sung nội dung đề nghị đăng công bố nội dung ĐKDN trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
+ Ghi nhận thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh
- Danh sách thành viên, cổ đông (Phụ lục từ I-6 đến I-9)
+ Bổ sung hướng dẫn kê khai Thời điểm góp vốn;
+ Hướng dẫn về các trường hợp thành viên, cổ đông không cần ký vào danh sách. Cụ thể, khi đăng ký thay đổi, thành viên, cổ đông không bắt buộc phải ký tên trong Danh sách thành viên, cổ đông.
- Thay đổi trong Thông báo tạm ngừng kinh doanh (II-21)
+ Bổ sung nội dung đề nghị Phòng ĐKKD thực hiện tạm ngừng kinh doanh của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
+ Bổ sung nút tick để doanh nghiệp lựa chọn: Sau khi doanh nghiệp quay trở lại hoạt động, chi nhánh, văn phòng đại điện, địa điểm kinh doanh vẫn tiếp tục ngừng hoặc quay lại hoạt động đồng thời với doanh nghiệp.
b) Thay đổi trong biểu mẫu của hộ kinh doanh
Bổ sung các thông tin sau:
- Chủ thể thành lập hộ kinh doanh: Chọn một trong các chủ thể: Cá nhân/Nhóm cá nhân/ Hộ gia đình
- Thông tin về danh sách nhóm cá nhân tham gia lập hộ kinh doanh.