Xử lý chi phí không có hóa đơn như thế nào?

1. Chi phí hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì các khoản không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế gồm:

"2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế."

Vậy để chi phí hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vào chi phí hợp lý thì doanh nghiệp  cần những giấy tờ sau:

- Chứng từ thanh toán (tiền mặt)

- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn

- Hợp đồng mua bán

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ

2. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình

Nếu số tiền thuê nhỏ hơn 100 triệu đồng/ năm thì cá nhân không phải nộp thuế TNCN và Thuế GTGT (vẫn phải nộp thuế môn bài). Doanh nghiệp đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào để xử lý chi phí này.

Nếu số tiền thuế lớn hơn 100 triệu/năm thì cá nhân phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài. Cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân hóa đơn bán lẻ. Đây là căn cứ để DN hạch toán chi phí. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ như sau để được tính là chi phí hợp lý.

- Chứng từ thanh toán

- Hợp đồng thuê nhà

- Chứng minh thư nhân dân của chủ nhà (bản sao)

3. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển sẽ được chuyển sang chi phí nhân công

- Nếu lương của người vận chuyển trên 2 triệu đồng/tháng thì DN cần chuẩn bị các giấy tờ như: Hợp đồng lao động thời vụ, bảng lương có đầy đủ họ tên của cá nhân, chứng từ thanh toán và chứng minh nhân dân của cá nhân thuê vận chuyển (bản sao). Khi thanh toán lương thì kế toán phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vận chuyển.

- Nếu lương của người vận chuyển dưới 2 triệu/tháng thì doanh nghiệp  cũng chuẩn bị các giấy tờ như trên nhưng không khấu trừ thuế TNCN của người vận chuyển khi thanh toán lương.