Khi quyết toán thuế cần phải lưu ý những gì, những nguyên tắc khi quyết toán thuế như thuế nào? Sau đây, Kế toán A - one xin chia sẻ những nguyên tắc khi quyết toán thuế không thể bỏ qua đổi với Chủ doanh nghiệp hay kế toán.

Những Nguyên tắc khi Quyết toán thuế đối với Chủ doanh nghiệp và Kế toán

1. Soát xét toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán.

Vào cuối hàng năm, các Cơ quan thuế sẽ lên danh sách những DN năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những DN có dấu hiệu bỏ trốn, những DN có rủi ro cao về thuế, tiếp đó là những DN lớn, nhỏ. Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Như vậy, khi nhận được thông tin này. Các bạn cần làm gì?

Bạn cần soát xét lại toàn bộ hồ sơ Quyết toán thuế theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế. Sau đó các bạn sẽ có 2 lựa chọn:

Trường hợp 1: Nếu hồ sơ còn quá be bét, giấy tờ thiếu và sai sót nhiều thì khi đó, bạn cần một thời gian dài để sửa và bổ sung những hồ sơ chứng từ còn thiếu. Và cách duy nhất để bạn có thể kéo dài thời gian quyết toán thuế là trao đổi (nói chuyện) với đội kiểm tra thuế của mình để nhờ họ đẩy lịch quyết toán của mình xuống.

Trường hợp 2: Nếu hồ sơ hoàn thiện sạch sẽ,tạm ổn để sẵn sàng khi quyết toán thuế. Bạn hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ còn thiếu và đóng gói cẩn thận thành từng mục để sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế.

Kinh nghiệm:  được rút ra từ trường trường hợp này là Nếu chưa hoàn thiện thì có thể HOÃN, chờ HOÀN THIỆN sẵn sàng thì sẽ Quyết toán (Kế Hoãn binh luôn là Phao cứu trợ cho bạn)

2. Luôn hợp tác những thứ cần thiết

Như thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại DN. Cán bộ thuế (Cán bộ đoàn thanh tra, kiểm tra,…) thường gửi cho bạn một danh sách dày đặc những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Đoạn này là cần thể hiện cái kỹ năng, kinh nghiệm ở đây nhé.

Phải luôn vui vẻ và nhận lời: Dù vui hay không vui (Thích hay không thích);

Bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ, hoàn thiện nhanh và quan trọng là DN đúng (ít sai phạm nhất) thì làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm làm và gửi sau hoặc bạn sẽ không gửi cho họ (từ chối một cách khôn khéo). Như bạn có thể lấy lý do hôm nay em đi công tác, dạo này nhà em nhiều việc nên em nghỉ suốt không có ai làm….để có thể kéo dài thời gian gửi mẫu biểu.

Lưu ý: Bạn phải LUÔN phải NGHE điện thoại của Cán bộ thuế. Tránh những ác cảm ban đầu không tốt, gây khó khăn trong công việc quyết toán sau này. Và bạn cũng cần nhớ rằng khi bạn gửi càng nhanh và càng đầy đủ, cán bộ thuế sẽ càng soi thấy nhiều lỗi của bạn. (Càng có nhiều dữ liệu, càng dễ đối chiếu, càng tìm nhiều lỗi, nếu các bạn KHÔNG có kinh nghiệm soát hồ sơ)

Kinh nghiệm: Gửi bài có chọn lọc và Tìm lý do phù hợp.

3. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế về cung cấp hồ sơ giấy tờ khi Quyết toán thuế

Khi đoàn Quyết toán thuế xuống làm việc tại DN bạn, một nguyên tắc mà bạn cần biết là hãy để đoàn làm việc tại một phòng riêng biệt, Tuyệt đối KHÔNG để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. (Quá nhiều rủi ro đó nhé)

Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ A, hồ sơ B. Hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB, bạn hãy tìm một lý do để hạn chế nhất việc gửi bản mềm cho họ. Vì khi có bản mềm, cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót của bạn. Và cả bản cứng, không nên đưa ngay hồ sơ cho họ, bạn có thể nói “đợi em đi photo bản này cho A/c vì sếp không cho phép mang bản gốc đi”

Kinh nghiệm: Cung cấp những cái cần khi cần.

4. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế để trả lời cán bộ thuế

Trong khi làm việc với cán bộ thuế, bạn nên tránh ngồi cùng phòng, càng ngồi ít càng tốt. Vì bạn ngồi ở đó càng nhiều họ lại càng có cơ hội để hỏi. Và tất nhiên nói nhiều thì lộ nhiều.

Những vấn đề cán bộ thuế hỏi bạn, bạn cần phân loại những câu sẽ trả lời ngay (là những câu chắc chắn bạn biết hoặc những câu không liên quan tới quyết toán thuế) và những câu sẽ phải dùng câu cửa miệng “để em xem lại hồ sơ sau đó em sẽ giải trình cho A/c ngay, vì lâu quá rồi không động đến không nhớ được”. Khi đó, Các bạn có thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ, an toàn, đúng luật nhất. (Nhiều khi cần áp dụng hợp tình hợp lý)

Kinh nghiệm: Không vội vàng trả lời các câu hỏi (Kể cả dù biết hay chưa biết).

5: Quyết toán thuế cần hỗ trợ, giúp đỡ

Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của DN, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị tại văn phòng. Trước khi bạn và Giám đốc ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì có thể bỏ thì xin cán bộ thuế bỏ ra thì bỏ luôn, lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra.

Chú ý: Đối với thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) có 4 điều kiện 

– Phục vụ hoạt động sản xuất KD (Cái này bạn cần giải thích hợp tình hợp lý đúng luật);

– Có hóa đơn,chứng từ hợp lý, hợp pháp;

– Có chứng từ thanh toán không đùng tiền mặt (Hóa đơn chi trên 20 triệu đồng…);

– Và không có trong những điểm Không được trừ (Phần này nếu chi thuộc điểm này thì khả năng cao không thể xin được).

Khi các bạn hiểu bản chất những lời giải trình của bạn thể hiện bằng lời nói thì rất dễ. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế (liên quan tới đội trưởng, chi cục phó… thì rất khó xử lý).

Kinh nghiệm: Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.

6. Kinh nghiệm giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu

Các bạn cần sắp xếp các câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn theo thứ tự ưu tiên (VD: Theo mức độ lớn nhỏ, đúng hoặc ít đúng, Phù hợp – Có thể phù hợp).

Khi giải trình cần lưu ý: Trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí. Hãy lưu ý giải trình theo định hướng hợp tình hợp lý và tránh những chi phí nhạy cảm. Thêm nữa, là bạn cần quan tâm là hãy tận dụng tối đa các mối quan hệ mà bạn có để giải trình đạt hiệu quả cao nhất.

Kinh nghiệm: Hợp tình – Hợp lý (Có chi tiết) và Vận dụng mối quan hệ một cách linh hoạt