Hướng dẫn kiểm tra số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

1. Các chỉ tiêu liên quan đến tiền

5. Tiền mặt - TK 111:

- Đặc điểm: Phát sinh tăng bên Nợ, phát sinh giảm bên Có, cuối kỳ dư bên Nợ. Thông thường thì trên bảng CĐSPS các bạn chỉ nhìn được số dư cuối kỳ và hiểu chỉ tiêu này luôn dư bên Nợ. Tuy nhiên, các bạn thường hay bỏ qua khâu kiểm tra các thời điểm phát sinh trong kỳ. Ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ (trong năm tài chính), chỉ tiêu này đều không được phép âm.

5. Tiền gửi ngân hàng – TK 112:

- Đối với tiền gửi ngân hàng thì cơ sở đối chiếu là sổ phụ ngân hàng. Sổ phụ sẽ tổng hợp toàn bộ sự tăng, giảm, biến động liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Chỉ tiêu này trên bảng CĐSPS luôn dương và cuối kỳ phải khớp với số dư cuối kỳ của sổ phụ ngân hàng.

2. Các chỉ tiêu liên quan công nợ phải thu, phải trả

5. Phải thu của khách hàng – TK 131

- Tài khoản này phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.

- Tài khoản này là tài khoản lưỡng tính nên có thể có số dư cả hai bên. Số dư bên Nợ thể hiện số tiền khách hàng còn đang nợ; số dư bên Có thể hiện số tiền khách hàng ứng trước.

Lưu ý:

- Số dư bên Nợ thường lớn hơn số dư bên Có; nếu số dư bên Nợ quá lớn thì cần phải trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi (TK 2293);

- Cuối kỳ phải đối chiếu công nợ với từng khách hàng;

- Nếu cuối kỳ còn số dư thì cần lập biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ hoặc bù trừ công nợ.

5. Phải trả cho người bán - TK 331

- Tài khoản này phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp.

- Tài khoản này là tài khoản lưỡng tính và có thể có số dư hai bên. Số dư bên Nợ thể hiện doanh nghiệp đã ứng trước tiền cho nhà cung cấp; số dư bên Có thể hiện doanh nghiệp dang nợ tiền nhà cung cấp.

Lưu ý:

- Số dư bên Nợ thường nhỏ hơn số dư bên Có;

- Cuối kỳ cần đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp;

- Nếu cuối kỳ còn số dư thì cần lập biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ hoặc bù trừ công nợ.

3. Các chỉ tiêu liên quan thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

5. Thuế GTGT được khấu trừ - TK 133

- Ngoài việc đối chiếu với tờ khai thuế GTGT hàng quý ra, tài khoản này cần phải đối chiếu với thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331) và chỉ một trong hai tài khoản này được phép dư vì trong kỳ các bạn đã làm bút toán kết chuyển thuế. Nếu hai tài khoản cùng dư nghĩa là số thuế kết chuyển chưa đúng và phải làm lại bút toán kết chuyển thuế GTGT.

Lưu ý:

- Tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) nếu dư thì luôn dư bên Nợ, hoặc không có số dư.

5. Thuế GTGT đầu ra phải nộp – TK 3331

- Đặc điểm TK này là phát sinh tăng bên Có, phát sinh giảm bên Nợ, cuối kỳ dư bên Có (nếu phát sinh số thuế GTGT phải nộp nhưng chưa nộp tiền thuế)

- Căn cứ để kiểm tra chỉ tiêu này:

- Đối chiếu tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc quý.

- Đối chiếu với thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - TK 133. Nếu TK 133 dư thì tài khoản này không được phép dư nữa và ngược lại.

5. Thuế tiêu thụ đặc biệt (TK 3332)

- Tài khoản này phát sinh khi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

5. Thuế xuất, nhập khẩu (TK 3333)

- Tài khoản này phát sinh khi doanh nghiệp liên quan đến nghiệp vụ xuất, nhập khẩu vật tư hàng hóa. Tại thời điểm phát sinh sẽ phải nộp tiền thuế nên tài khoản này không có số dư cuối kỳ.

5. Thuế TNDN (TK 3334)

- Tài khoản này phát sinh khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi

- Số dư bên Có thể hiện số thuế TNDN phải nộp.

- TK này có số dư bên Có (khi doanh nghiệp chưa nộp tiền thuế) hoặc không có số dư khi đã nộp hết tiền thuế TNDN phải nộp.

5. Thuế TNCN (TK 3335)

- Tài khoản này phát sinh khi doanh nghiệp có phát sinh cá nhân phải nộp tiền thuế TNCN

- Số dư bên Có thể hiện số thuế TNCN phải nộp.

- TK này có số dư bên Có khi doanh nghiệp chưa nộp tiền thuế TNCN cho người lao động và không có số dư khi doanh nghiệp đã nộp hết số tiền thuế TNCN phát sinh trong kỳ.

5. Thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác (TK 3338)

- Tài khoản này phát sinh tăng bên Có, phát sinh giảm bên Nợ và thông thường không có số dư cuối kỳ.

- Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thông thường, thì phản ánh số thuế môn bài qua TK này và từ chỉ tiêu này bạn sẽ biết doanh nghiệp nộp tiền thuế môn bài chưa.

- Đối với doanh nghiệp xây lắp, phát sinh doanh thu ngoại tỉnh, tài khoản này phản ánh số thuế vãng lai phải nộp tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình.

- TK này không có số dư cuối kỳ bởi khi phát sinh là sẽ phải nộp đủ số thuế phải nộp.

5. Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (TK 3339)

- Tài khoản này thể hiện số phí, lệ phí và các khoản phải nộp không có trong danh mục các khoản phải nộp nhà nước kể trên. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ bởi ngay thời điểm phát sinh sẽ phải nộp đủ cho cơ quan nhà nước.

4. Các chỉ tiêu liên quan hàng tồn kho

- Hàng tồn kho bao gồm TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, TK 157

Tất cả các TK trên đều có số dư cuối kỳ bên Nợ và phải khớp với báo cáo nhập xuất tồn hàng tồn kho

- Riêng chỉ tiêu 154, đối với doanh nghiệp thương mại thường không có số dư. Số dư bên Nợ TK 154 đối với doanh nghiệp sản xuất, xây lắp thể hiện số chi phí dở dang chưa hoàn thành sản phẩm.

5. Các chỉ tiêu liên quan đến người lao động

5. Tạm ứng (TK 141)

- Tài khoản này phát sinh tăng bên Nợ, phát sinh giảm bên Có và mặc dù là tài khoản lưỡng tính nhưng tài khoản nàythường không có số dư cuối kỳ.

- Số dư bên Nợ thể hiện số tiền tạm ứng của nhân viên

- Số dư bên có thể hiện số tiền tạm ứng nhân viên đã chi dùng hoặc quyết toán.

5. Phải trả người lao động (TK 334)

- Tài khoản này phản ánh số tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động. Phát sinh tăng bên Có, phát sinh giảm bên Nợ thể hiện số tiền doanh nghiệp đã trả lương cho người lao động.

- Cơ sở đối chiếu: Khớp các chỉ tiêu bên bảng lương

5. Phải trả phải nộp khác (TK 338)

- TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3385 (TK 3386)

- Đặc điểm của các tài khoản này phát sinh tăng bên Có, phát sinh giảm bên Nợ.

- Số dư bên Có thể hiện số tiền phải nộp cơ quan bảo hiểm, công đoàn.

- Số dư bên Nợ thể hiện số tiền đã nộp cơ quan bảo hiểm, công đoàn.

Lưu ý:

- TK này có thể dư bên Có hoặc dư bên Nợ. Tuy nhiên, nếu dư bên Có thì cần nộp tiền cho cơ quan bảo hiểm, công đoàn tránh bị phạt do chậm nộp.

- Cuối kỳ cần phải khớp số liệu bên cơ quan bảo hiểm.

6. Nhóm tài khoản phản ánh tài sản

TK 211, TK 214, TK 242

5. Tài sản cố định TK 211
5. Hao mòn tài sản cố định TK 214

- Số dư cuối kỳ bên Có.

- Số liệu khớp với cột lũy kế bên bảng trích khấu hao 211

Lưu ý:

- Chỉ tiêu này ghi âm trong ngoặc đơn khi lập báo cáo tài chính

5. Chi phí trả trước

- Số dư cuối kỳ bên Nợ.

- Số liệu cuối kỳ khớp với cột giá trị còn lại bên bảng phân bổ 242.

7. Nhóm các tài khoản phải kết chuyển cuối kỳ

- Tài khoản phản ánh doanh thu: TK 511, TK 521, TK 515, TK 711

- Tài khoản phản ánh chi phí: TK 611, TK 621, TK 622, TK 623, TK627, TK 641, TK 642, TK 811, TK 821

- Tất cả các tài khoản này đều không có số dư cuối kỳ do cuối kỳ phải kết chuyển qua 911 để xác định kết quả kinh doanh

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp có lãi cần tạm tính thuế TNDN và nộp tiền thuế, khi doanh nghiệp kinh doanh có lãi mới phát sinh TK 821- chi phí thuế TNDN.

8. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh

- TK 911 không có số dư cuối kỳ