Cách kiểm soát gian lận tài chính trong doanh nghiệp

 

 

 

1. Phân công trách nhiệm

Trong một tổ chức doanh nghiệp, cần ngăn chặn việc giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Những công việc này cần được phân bố đều và chặt chẽ, có sự theo dõi và giám sát của từ hai, thậm chí nhiều người. Ví dụ như người kiểm soát nguồn tiền vào sẽ không phải là người kiểm soát nguồn tiền ra. Người theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản sẽ không phải là người thu công nợ. Với việc phân chia người làm việc cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ của từng người, người làm việc và người kiểm soát công việc sẽ giúp tránh những sự lấp liếm trong tài sản của công ty.

Chủ doanh nghiệp cũng nên sắp xếp tối thiểu hai nhân viên trở nên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Hãy đảm bảo rằng tất cả tiền thu vào đều được ký tá đầy đủ. Cân nhắc việc mua con dấu chỉ để ký quỹ và đóng lên những phần tiền đến. Đáng lưu ý, chủ doanh nghiệp cũng nên đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về những giao dịch của doanh nghiệp. Việc đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp hiểu được một phần những vấn đề có liên quan đến tài chính trong doanh nghiệp.

 

Với chuyện tiền bạc, không nên bất cẩn, đặc biệt là tài sản của công ty. Người chủ doanh nghiệp cần cất giữ tiền bạc kỹ càng. Thường xuyên kiểm tra sổ sách xem số tiền của công ty có bị hao hụt đi. Hãy lập quy trình “séc mất hiệu lực” để có thể xác định tất cả các tài khoản mất hiệu lực khi người chủ doanh nghiệp phát hiện ra mất mát về tiền bạc. Thêm vào đó, hãy yêu cầu phải có hai chữ ký khi công ty giao dịch một số tiền lớn.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cần phải đảm bảo mỗi hóa đơn xuất ra phải được đối chiếu. Chủ doanh nghiệp cần đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty nếu không có sự đồng ý và chữ ký của bạn. 
 

Nếu chủ doanh nghiệp muốn có sự minh bạch và đảm bảo từ trong nội bộ công ty, nên bắt đầu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ được coi là một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh. Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm toán nội bộ là vấn đề cần quan tâm nhằm ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro phát tán ra bên ngoài.

Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán bừa bộn và việc giám sát lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng gian lận số liệu kế toán mà không bị chủ doanh nghiệp phát hiện. Nếu chủ doanh nghiệp không giỏi làm việc với các con số, thì nên yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho chủ doanh nghiệp cách đọc sổ sách kế toán hoặc bản thân chủ doanh nghiệp phải tự hoàn thiện kiến thức để không cho gian lận có cơ hội.

Có quá nhiều thứ khiến chủ doanh nghiệp cần phải đảm bảo cho các gian lận tài chính không diễn ra, việc quan trọng là chủ doanh nghiệp luôn phải chủ động lắm bắt tình hình số liệu về nguồn tiền ra, nguồn tiền vào của công ty.